タスク管理エクセル「タスクペシュ」クローズドリストの使い方

引き続きタスク管理エクセル「タスクペシュ」について。今回はクローズドリストの使い方を紹介します。「タスクペシュ」は下記ページからダウンロードできます。

オープンリストの使い方はこちら。まずはこちらからご覧になるのがオススメ。

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クローズドリストとは

クローズドリスト
タスクペシュのクローズドリスト

今日やる(サブ)タスクだけをまとめたリストです。仕事始めに今日やることを決めてた後は、突発的な緊急タスク以外、タスクを追加することが基本ないゆえ閉じられたリスト、「クローズドリスト」と言います。

仕事始めにオープンリストに並んだタスク(サブタスク)から、今日やるサブタスクを選び、クローズドリストを作成します。

「タスクペシュ」のクローズドリストはタスクシュート式のため、事前にサブタスクに設定した見積時間から今日の全サブタスクが終わる時間がわかります。

全サブタスク終了予定時間と締切日を見ながら、クローズドリストを作成します。

クローズドリストが完成したら、リストをクローズ。もう今日はクローズドリストにサブタスクの追加はしません(理想は)。

あとは、実行する順番にサブタスクを並び替えたら仕事スタートです。

サブタスクを上から順番に実施することで、迷いなくスムーズに仕事を進められます。各サブタスクごと実行に必要な見積時間を設定しているので、全サブタスクが完了する(今日の仕事が終わる)時間を常に把握しながら仕事ができます。

クローズリストの使い方

オープンリストから取込

オープンリストで実施日を入力し、クローズドリストで取込する様子

取込ボタンを押すことで、オープンリストから今日やるサブタスクが取り込まれます。
以下どれかの条件に当てはまるサブタスクが対象です。
①基準日と実施予定が同じサブタスク
②基準日と完了日が同じサブタスク
③実施予定日が基準日よりも過去で未完了のサブタスク

ここで言う基準日とは、オープンリストC1セルの日付になります。

クローズリスト作成後、オープンリストで取込対象のサブタスクを編集した場合は、再度取込を行ってください。

サブタスクの並替

最初はNo指定並替、次が行ドラッグ並替

並替方法は次の2通りあるので、どちらか好きな方法でどうぞ。操作性の観点から②をオススメします。

①No(A列)で指定
A列のNoを変更し、並替ボタンを押すことで、変更したNoをもとに昇順で並び替えをします。

②行をドラッグで入替
行全体を選択し、シフトキーを押しながらドラッグすることで並び替えをします。(エクセルの標準機能)
このとき、右端に非表示セルがあるので、行全体を選択か罫線の終わり部分まで選択してからドラッグしないと、データがズレてしまい上手く処理できなくなるので注意です。

サブタスク開始終了の入力

サブタスクを開始する場合、開始列へ時間を入力します。ショートカットキーControl+:で現在時間が入力されます。(エクセルの標準機能)

終了した場合、同様に終了列へ時間を入力します。

開始時間と終了時間が入力されると、実績時間(分)と完了日が自動入力されます。

開始終了時間を入力せず完了日をいきなり入力しても問題ないです。ショートカットキーControl+;で今日の日付が入力されます。(エクセルの標準機能)
この場合、実績時間は記録されません。

完了したサブタスクは文字色が薄くなり、リスト上部に移動します。

突発タスク登録機能

クローズリストは、オープンリストには存在しないタスク(サブタスク)を突発タスクとして登録できます。

クローズドリストで、タスク名は空白のまま、サブタスク名を入力して下さい。
すると、突発タスクとしてオープンリストに登録するかを確認するメッセージボックスがでます。「はい」を選択するとオープンリストの上部に基準日付け突発タスクが追加され、入力したサブタスクが登録されます。

もし、「いいえ」を選択すると、オープンリストにサブタスクが登録されないため、次に取込ボタンを押したとき、このサブタスクは消えるので注意です。取込ボタンを押すたびにオープンリストからクローズドリストを再作成する仕様のためです。

割り込み処理機能

実行中のサブタスクが存在する状態(開始時間が入力された状態)で、他のサブタスクを開始すると、割り込み処理を実行するかを確認するメッセージボックスが出ます。

時間を入力して「はい」を選択すると、実行中だったサブタスクは一旦終了されます。そして、あとで再開するため、実行中だったサブタスクはコピーされます。

割り込みタスクが終了したら、コピーされたサブタスクで再開できます。

ただし、状態が未到来(m)のサブタスクは、この処理はしません。

サブタスク実施漏れのリマインド機能

サブタスク取込条件③で、昨日に完了できなかったサブタスクも、今日のクローズドリストへ取込まれます。
この場合、サブタスク名に、実施予定日にできなかった(先延ばし)になったことを意味する”■”マークが付きます。1日先延ばしするごとに”■”マークが増えていきます。(オープンリストに登録されているサブタスク名には影響しません)

オープンリストへの自動転記機能

クローズリストでサブタスクの次の項目を編集した場合(自動操作も含む)、オープンリストにもその内容が自動反映されます。

  • サブタスク名
  • 見積時間
  • 実績時間
  • 状態
  • 完了日
  • メモ1〜3

オープンリストへのジャンプ機能

サブタスク名の左横のタスク名をダブルクリックすると、そのサブタスクが登録されているオープンリストのセルへジャンプできます。

過去実績表示機能

基準日を過去にして取込すると、その日のクローズドリストが復元されます。

完了した順番や開始終了時間も復元されるので、この日は何やってたんだっけ?という時に便利です。

ただし、現状はオープンリストにあるサブタスクだけ復元されます。完了リストに送ったものは復元できないので注意です。

サブタスクx分 先送り機能

クローズドリストは上から順番にサブタスクを実施していくことになりますが、次に実施するサブタスクが今はできない場合があります。主に場所や人の条件があるサブタスクです。

こういうとき、並びを無視して次々サブタスクを開始するか、並替をするかになります。
どちらでもいいのですが、もし実施できるのが何分後かわかる場合は、この機能を使うのでオススメです。

対象サブタスクを選択し、このボタンを押すと、何分後に実施するかを入力するボックスが表示されます。

時間(分)を数字で入力すると、後ろのサブタスク見積時間から割り出した、ちょうどよい場所に移動します。

未到来控除機能

未到来(m)は、会議などを想定しています。2時間の会議だった場合、会議終了間際でも現在時間に2時間を足しこんだ終了予定時間が表示されてしまいます。
会議は、比較的見積もり時間が長く、また、見積時間通りに終わることが多いです。
そこで、未到来のサブタスクを開始した場合は、(見積時間)-(開始から経過した時間)+現在時間を終了予定時間とする計算にしています。

以上がクローズドリストの使い方でした。

良くも悪くも使ってみた感想をTwitterでハッシュタグ #タスクペシュ 付きでつぶやいてもらうと開発の励みになります。要望等もハッシュタグ #タスクペシュ をつけてくれれば大体目を通すので是非お願いします。

終わり。

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